戸籍廃棄証明とは？申請方法と注意点について

はじめに

戸籍廃棄証明書は普段聞き慣れないかもしれませんが、特に相続や戸籍に関わる手続きにおいて、時々必要になる重要な書類です。

この証明書は、戸籍が廃棄された場合、その事実を証明するために発行されるものです。

例えば、古い戸籍が廃棄されてしまった場合や、天災などで戸籍が消失してしまった場合に利用されます。

この証明書の取得が必要になる場面や、その取得方法について詳しく解説していきます。

まず、戸籍廃棄証明とは何かについて説明しましょう。

この証明書は、市町村が発行する書類で、特定の戸籍が保存期間を過ぎて廃棄されたことを証明するためのものです。

通常、戸籍は法令で定められた150年の保存期間がありますが、それを過ぎた場合、役所は戸籍を廃棄することができます。

たとえば、天災や火災などの災害によって戸籍が物理的に破損・消失した場合にも、役所から戸籍がもう存在しないことを証明するために廃棄証明書が発行されます。

銀行の解約手続きや不動産の名義変更などの重要な手続きで、古い戸籍が必要となる場合、この証明書が不可欠です。

相続手続きでは、亡くなった方の戸籍をすべて取得する必要があります。

しかし、亡くなった方が非常に高齢で、戸籍が何度も改製されていたり、保存期間を過ぎている場合、古い戸籍がすでに廃棄されていることがあります。

このような場合に、廃棄証明書が必要になります。この証明書を提出することで、その戸籍がすでに廃棄されており、取得できないことを証明することができます。

これにより、相続手続きや不動産の名義変更などがスムーズに進むのです。

具体的には以下のような場面で廃棄証明書が必要です。

次に、戸籍廃棄証明書の取得手順について説明します。

証明書は、主に本籍地のある市区町村の役所で取得できます。以下の手順に従って取得を進めてください。

窓口での申請
　最寄りの役所に出向き、戸籍担当窓口で「廃棄証明書を発行してほしい」と依頼します。窓口の担当者に必要な手続きを説明してもらい、申請書に記入します。必要な書類としては、身分証明書が一般的です。
郵送による申請
　役所に直接行くことが難しい場合は、郵送でも申請が可能です。必要事項を記入した申請書と、身分証明書のコピー、返信用封筒を用意して郵送します。返信用封筒には、返送時に必要な切手を貼付しましょう。
オンライン申請
　一部の市区町村では、オンラインでの申請も可能です。インターネットを通じて必要な情報を入力し、手数料をオンライン決済することで、手続きを進めることができます。ただし、オンライン申請が可能な地域は限られているため、事前に確認が必要です。
手数料
　戸籍廃棄証明書の取得には、通常750円程度の手数料がかかります。市区町村によって金額が異なるため、申請時に確認しておきましょう。

証明書を取得する際には、いくつかの注意点があります。

本籍地の確認
　まず、廃棄された戸籍の本籍地を正確に把握しておくことが重要です。戸籍がどの市区町村に存在していたのかがわからないと、申請する役所が異なってしまい、証明書を取得できません。場合によっては、古い戸籍が別の場所に移転されていることもあるため、事前の確認が必須です。
申請できる人
　原則として、申請者は戸籍に記載されている本人やその親族が対象となります。相続人や親族でない場合は、委任状が必要です。さらに、手続きの際には本人確認書類が必須なので、忘れずに持参してください。